Wwft

The Dutch Government policy is aimed at preventing the laundering of criminal money and the financing of terrorism. This also includes all forms of fraud (such as bankruptcy and tax fraud) and bribes (corruption). That is why almost all service providers, including us as lawyers and civil-law notaries, are required by law, in respect of certain services:

to conduct ‘client screening’;
to ‘monitor’ clients;
to investigate the origin of the funds used; and
to report ‘unusual transactions’ to a national reporting point.

These obligations are set out in the Dutch Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)). This law is based on a European directive which means that the same rules apply throughout the European Union.

Which services are subject to the Wwft?

Not all our services are subject to the Wwft. The Wwft states that this law applies if we:

“[…] advise or assist in:

the purchase or sale of properties subject to registration;
the management of funds, securities, coins, banknotes, precious metals, precious stones or other assets;
the incorporation or management of companies, legal entities or similar bodies […] or the organisation of the contribution necessary for the incorporation, operation or management thereof;
the buying or selling of shares in, or the buying or selling or the taking over of all or part of businesses, companies, legal entities or similar bodies[…];
activities in the field of taxation that are comparable with the activities of […] [tax advisors];
the establishment of a right of mortgage on a property subject to registration; or
[…] act on behalf of and for the account of a client in any financial or real estate transaction”

This legislative text must be interpreted on a case-by-case basis. In general, the Wwft applies to services in the field of real estate and corporate law. The Wwft may also apply to the law of persons and family law, for example if tax advice is also provided.

Exemptions

However, there are also exemptions. Firstly, the Wwft does not apply to our services when determining the client’s legal position. This is also called the exploratory stage, for example a first meeting. No substantive services are rendered at this stage. However, as soon as these services are rendered, the Wwft applies immediately.

Secondly, there is the so-called ‘process exemption’. The Wwft does not apply if we render services to represent a client in a lawsuit, to give advice in the context of a lawsuit or to give advice on instituting or avoiding a lawsuit.

These exemptions also apply if our services relate to one of the aforementioned Wwft services.

What does client screening mean?

If the services required from us are subject to the Wwft, we are required by law to conduct a client screening. The extent of the investigation depends on the extent of the risk of money laundering or terrorist financing. This risk depends on various factors laid down in the law, by the government and by supervisory authorities. Examples are: the nature of the services, geographical risk factors, the industry in which the client operates and the way in which the transaction is financed.

In an assignment subject to the Wwft, the Wwft prohibits us from rendering substantive services before the client screening has been completed for the most part. The investigation into the origin of the funds (financing), which is a part of the client screening (see below), may be completed during our services in most cases. The client screening means that we must research at least:

If the client is a natural person

the client’s identity and any representative;
the purpose and intended nature of the business relationship;
the representative authority of the person acting on behalf of the client;
whether the client is acting for himself or herself or for someone else;
whether the client is a politically exposed person (a ‘PEP’);
the origin of the funds (e.g. money) used in the transaction.

If the client is a legal entity

who the ‘ultimate beneficial owner’ (‘UBO’) or pseudo-UBO is;
the client’s identity, any representative and the UBO or the pseudo‑UBO;
the purpose and intended nature of the business relationship;
the ownership and control structure of the legal entity;
the representative authority of the person acting on behalf of the client;
whether the client is acting for himself or herself or for someone else;
whether the UBO or the pseudo-UBO is a politically exposed person (a ‘PEP’);
the origin of the funds (e.g. money) used in the transaction.

Enhanced client screening

Sometimes we are obliged to take additional measures, in line with the higher risks that have emerged. Enhanced client screening, for example, is mandatory if:

the client, the UBO or the pseudo-UBO is a politically exposed person (a ‘PEP’); and/or
there is involvement in a country with a ‘high risk’. This is apparent from the various lists that we have to check.

A combination of factors can also lead to a high risk, and therefore to a mandatory enhanced client screening. Such factors include, for example, the industry in which the client operates, the way in which a purchase price is determined, the way in which the financing takes place and a structure that seems complex in relation to the business activities.

What is a UBO (or a pseudo-UBO)?

A UBO is an ultimate beneficial owner of a legal entity or company. Part of the Wwft client screening is that we are obliged to investigate who the UBOs are. According to the law, the UBO is any natural person who ultimately owns or controls a legal entity. A UBO is therefore always a natural person. A legal entity may have one or more UBOs (or pseudo-UBOs). Who a UBO is differs per type of legal entity or company (see below).

Sometimes, there is no UBO or there is doubt as to whether the identified person really is the UBO. In such cases, one or more pseudo-UBOs must be relied on. These are natural persons who belong to the ‘senior management staff’. It differs per type of legal entity or company who should be understood as such (see below). Pseudo-UBOs are a fallback option: in the case of companies, this does not happen very often; however, it does occur more often in the case of foundations and associations.

UBO of a BV or NV (non-listed companies)

Every natural person:

holding directly or indirectly more than 25% of the shares (irrespective of the profit and voting rights attached thereto); or
holding directly or indirectly more than 25% of the voting rights (irrespective of shareholding); or
holding directly or indirectly more than 25% of the ownership interest (irrespective of shareholding, therefore depositary receipt holders can be UBOs) (‘ownership interest’ means the right to distribution from the assets of the company, such as a right to profit, reserves or the surplus after liquidation); or
being the ultimate owner or having the ultimate control with other means than shares, voting rights or ownership interest (e.g. a natural person who, as shareholder, has the (veto) right to appoint/ dismiss the majority of the board members); or
exercising (dominant) effective control otherwise (being the ultimate policymaker).

Pseudo-UBO (fallback option, see above): any director under the articles of association. If a director under the articles of association is a legal entity, it concerns any natural person who is a direct or indirect director under the articles of association.

UBO of a foundation (stichting), association (vereniging), mutual insurance company (onderlinge waarborgmaatschappij) or cooperative (coöperatie)

Every natural person:

holding directly or indirectly more than 25% of the ownership interest (ownership interest means earnings from capital, such as profits, reserves or from surplus after liquidation);
holding directly or indirectly more than 25% of the votes in the event of an amendment to the articles of association; or
exercising (dominant) effective control otherwise (being the ultimate policymaker).

UBO of a general partnership (vennootschap onder firma), partnership (maatschap), limited partnership (commanditaire vennootschap) and shipping company (rederij)

Every natural person:

having a direct or indirect ownership interest of more than 25% (ownership interest means earnings from capital, such as profits or reserves, or from surplus after liquidation);
holding directly or indirectly more than 25% of the votes in the event of a change in the cooperation agreement;
holding directly or indirectly more than 25% of the votes cast in the performance of the cooperation agreement (other than by acts of management); or
exercising (dominant) effective control otherwise (being the ultimate policymaker).

Pseudo-UBO (fallback option, see above): any partner, with the exception of limited partners (also known as silent partners) in a limited partnership. If a partner is a legal entity, it is any natural person who is directly or indirectly a director under the articles of association.

UBO of a religious denomination (kerkgenootschap)

Every natural person who, at the dissolution of the denomination, is appointed as legal successor in the statute of the denomination.

Pseudo-UBO (fallback option, see above): the natural persons mentioned as director in the statute, or if possible mentioned as director in the documents of the church organisation.

What is the UBO register and what does the ‘feedback obligation’ entail?

In our Wwft client screening, we are obliged to consult the UBO register, to determine whether the client’s UBOs are recorded and, if so, to save an extract of the UBO registration.

If the UBOs are registered in the UBO register, we will see the following information about those UBOs: who are registered as UBOs and their full names, months and years of birth, nationalities, states of residence and the nature and scope of the interests.

If there is a difference between the information registered in the UBO register and the UBO information we ourselves have, we are obliged to report this to the Chamber of Commerce. This is our ‘feedback obligation’ in Wwft services. Our duty of confidentiality is breached by this feedback obligation. If UBO information has not yet been registered, our feedback obligation does not apply.

Since 1 November 2022, there is also a trust register; a UBO register for trusts and similar arrangements (at least for the mutual fund). The trust register is separate from the UBO register explained above and below (the UBO register for companies and legal entities). More information on the trust register can be found on this Dutch government website.

What is the UBO register?

The UBO register is a register in which virtually all Dutch legal entities and companies have to register their ‘ultimate beneficial owners’ (UBOs) (see below about when someone is ‘UBO’). The deadline was 27 March 2022. If the registered UBOs change, legal entities and companies must carry out an update in the UBO register within one week. The UBO register is part of the Commercial Register of the Chamber of Commerce. Since 22 November 2022, the UBO register is no longer public. This was decided following a ruling by the European Court of Justice (read more).

What is the purpose of the UBO register?

The purpose of the UBO register is to combat financial and economic crime, such as money laundering, corruption, tax evasion, fraud and the financing of terrorism. The idea is that combating this becomes easier if it is clear who the ultimate beneficial owner or owners of a company is or are.

Who is UBO for the UBO register?

The definition of ‘UBO’ for the UBO register is the same as for our Wwft-UBO investigation (see ‘What is a UBO (or pseudo-UBO)?’).

Who is responsible for registration in the UBO register?

The legal entity or company subject to the registration obligation is itself responsible for the correct and timely listing of all UBOs. The UBOs do have a legal duty to cooperate.

Which organisations must register their UBOs?

Virtually all legal entities and companies in the Netherlands fall within the scope of the UBO register. The obligation to register in the UBO register applies to:

private limited companies (BVs);
public companies (NVs) (unlisted);
foundations (stichtingen) (including Trust Office Foundations (STAKs) and Public Benefit Organisations (PBOs);
associations (verenigingen) with or without full legal capacity but with an enterprise (owners’ associations (verenigingen van eigenaren) are excluded);
partnerships (personenvennootschappen) (partnerships (maatschappen), general partnerships (vennootschappen onder firma), limited partnerships (commanditaire vennootschappen));
mutual insurance associations (onderlinge waarborgmaatschappijen);
cooperatives (coöperaties);
European NVs, European CVs, European Economic Interest Groupings which, according to their articles of association, have their registered offices in the Netherlands;
shipping companies; and
religious denominations (kerkgennootschappen).
Exempt from the obligation to register in the UBO register are:

listed public company registered in the Netherlands and direct or indirect 100% subsidiary companies of listed companies registered in the Netherlands (the 100% interest can also be held indirectly);;
sole proprietorships (eenmanszaken);
owners’ associations (verenigingen van eigenaren);
associations without full legal capacity and without an enterprise;
legal entities governed by public law; and
other legal entities governed by private law (courtyards (hofjes), guilds, foundations, farmers’ markets).
Foreign legal entities do not have a registration obligation in the Netherlands either, but they may fall under the registration obligation for the UBO register of the country of origin. Like the Wwft, the UBO register is based on European directives, so all Member States of the European Union are obliged to maintain such a register from 2020.

What if the obligations for the UBO register are not complied with?

Non-compliance with the obligations for the UBO register can be punished under both administrative and criminal law. This applies to:

legal entities or companies subject to registration which are involved in non-registration, incorrect or incomplete registration;
UBOs that have failed to comply with the duty to cooperate; and
Wwft institutions (lawyers, civil-law notaries, banks, etc) that have not complied with the feedback obligation.

What is a PEP?

A PEP is a politically exposed person. Part of the Wwft client screening is that we are obliged to check whether the client, a UBO or the pseudo-UBO is a PEP. If that is the case, we will have to conduct an enhanced client screening.

In any case, a PEP is someone who is entrusted with one or more of the following prominent public functions, has been entrusted for the past year or is about to be entrusted with such a function. Some family members of such a person are also PEPs. This is the case for a parent, the spouse (or equivalent) or a child or spouse of a child (or equivalent). The same applies to persons who are known to have a close business relationship with a person with a PEP function.

Examples of PEP functions:

head of state, head of government, minister, junior minister or state secretary;
member of parliament or member of a similar legislative body (e.g. the senate or parliament);
member of the board of a political party;
member of a supreme court, constitutional court or other high court that delivers judgments against which, except in exceptional circumstances, there is no appeal, for example in the Netherlands: Council of State (Raad van State), Supreme Court (Hoge Raad), Trade and Industry Appeals Tribunal (College van Beroep voor het bedrijfsleven) (and/or the Central Board of Appeal (Centrale Raad van Beroep));
member of an audit office or of the board of a central bank;
ambassador, chargé d’affaires or senior officer of the armed forces;
member of the management, supervisory or governing body of a state-owned company;
director, deputy director, member of the board or holder of an equivalent function in an international organization (such as the International Court of Justice, the United Nations, the institutions of the European Union, the North Atlantic Treaty Organization and the World Trade Organization);
another function similar to the functions listed above.
Intermediate or junior officers are not covered by the above functions. The Dutch government has made a list of functions that are ‘politically prominent’ (PEP functions) in the Netherlands (but PEP functions can also be foreign functions).

How is the identification carried out?

Part of the client screening for Wwft services is that we are obliged to identify the client, any representative and any UBO or pseudo-UBO. We then have to investigate and verify the given identity. The verification can also be done by another professional in consultation with the lawyer or civil-law notary.

Natural person

The identity of a natural person is verified on the basis of a valid and original identity document, such as a national passport, a Dutch identity card or a Dutch driving licence. In consultation with the lawyer or civil‑law notary, it can be verified whether another proof of identity can also be used. However, if the natural person has another nationality in addition to the Dutch nationality, this person is obliged to always identify himself or herself with a Dutch identity document in the Netherlands.

Dutch legal entity, company or branch

The identity of a Dutch legal entity, company or branch is verified on the basis of:

an online extract from the Chamber of Commerce that we have retrieved ourselves;
a digitally certified extract from the Chamber of Commerce; or
a deed or statement drawn up or issued by a lawyer, civil-law notary, candidate civil-law notary or a comparable, independent legal practitioner established in the Netherlands or in another European member state.

Foreign legal person or company

The identity of a foreign legal entity or company is verified – depending on the country and the risk – on the basis of, for example:

an extract from the foreign public commercial register;
a statement by a foreign lawyer or civil-law notary (or equivalent thereof); or
a partnership deed.

When is it allowed to take over the results of the client screening conducted by another service provider?

It may happen that a client is introduced to us by another service provider who has already conducted a client screening. Pursuant to the Wwft, we may only take over the results of that client screening if that client screening has been conducted by a:

lawyer or notary in the EU;
accountant or tax adviser in the EU;
Dutch trust office;
regulated financial institution in the EU (excluding a money transaction office (exchange institution)).

Such a referring service provider must confirm to us that the client screening has been conducted in accordance with the Wwft. In addition, that service provider must provide us with all identification and verification details and other details about the client’s identity, any representative and any UBO. Under the privacy legislation, the referring service provider requires your explicit consent in this respect.

Once we have received all the information, we will check whether the client screening has been conducted in accordance with the Wwft and our office policy. If this is not the case, we are obliged to take additional measures ourselves.

What if the client screening cannot be fully completed?

In an assignment subject to the Wwft, the Wwft prohibits us from rendering substantive services before the client screening has been completed for the most part. The investigation into the origin of the funds (financing), which is part of the client screening, may in most cases be completed during our services. Subsequently, we are legally obliged to end our services if:

the investigation into the origin of the funds cannot be completed; or
if, due to new information, the other parts of the client screening cannot be completed after all.

This may happen, for example, if the client does not respond to a supplementary question or a request for supplementary information. If the client screening cannot be completed and there are also indications of money laundering or terrorist financing, we are obliged to report this to the Financial Intelligence Unit – the Netherlands.

What does the duty to report mean?

In respect of Wwft services, we are required by law to report ‘unusual transactions’ to the Financial Intelligence Unit – The Netherlands. In short, a transaction or proposed transaction is ‘unusual’ if it could be related to money laundering or terrorist financing. When we make a report, we are not allowed to inform the client about it (not even in the case of a request based on privacy legislation). This tipping off prohibition is laid down in the Wwft. The duty to report starts when we actually render substantive services for the client.

If the client screening cannot be completed and there are indications of money laundering or terrorist financing, we are also obliged to report the intended transaction.

How does the duty to report relate to the duty of confidentiality of lawyers and civil-law notaries?

Lawyers and civil-law notaries have a legal duty of confidentiality. For lawyers, this duty of confidentiality is laid down in the Dutch Counsel Act (Advocatenwet), and for civil-law notaries in the Dutch Civil-Law Notaries Act (Wet op het notarisambt). The Wwft states that lawyers and civil-law notaries are not bound by their duty of confidentiality when making a report of an unusual transaction under the Wwft, and in that context are obliged to provide (additional) information to the Financial Intelligence Unit – the Netherlands and the Financial Supervision Office (Bureau Financieel Toezicht (BFT)). Our duty of confidentiality is therefore crossed by the Wwft duty to report.

The duty to report does not apply during the exploratory talk. Clients may at all times speak freely with a lawyer or civil-law notary in order to determine the legal position, as long as no substantive services (advice) are rendered at that time.

What does ‘monitoring’ mean?

After we have accepted a Wwft assignment, we are obliged to continue to check the client’s nature and background and to keep it up to date. This is called ‘monitoring’. In the event of new information or changed circumstances, we may have to reassess the risks, conduct a new client screening and/or conduct an enhanced client screening. Important changes in circumstances include changes in management, activities, organizational structure, transaction patterns, place of business, transparency and financial behaviour.

What does the investigation ‘origin of funds’ mean?

In the case of financial transactions that fall under the Wwft, we are obliged to investigate the origin of the money used for these transactions. This obligation to investigate applies not only to payment via our clients’ account, but also to payment between the parties.

In addition, this investigation obligation also applies if the transaction is financed by means other than money (settlement, acknowledgement of debt, shares or other assets). The starting point of the investigation is the client’s explanation, but we must verify such statement. Therefore, the origin of the funds must also be substantiated and proven by independent information or documents, such as bank statements or financial statements. The exact information required depends, among other things, on the origin of the funds. The intensity of the investigation depends on the degree of risk incurred by the client or the transaction.

What about the protection of personal data?

When complying with our legal obligations under the Wwft, we process personal data. Our privacy statement states how these personal data are processed. The following applies to the personal data that we collect on the basis of the Wwft.

The personal data that we collect on the basis of the Wwft are only processed for the purposes of the Wwft. We must retain these personal data for five years after the end of the business relationship with the client or after the execution of the transaction for the client. If we have made a report under the Wwft, the retention period for the personal data relating to that report will be five years after the report was made.

Last update 22 June 2023.
Disclaimer: the content of this website is primarily intended for information purposes. In order to keep the information understandable, we deliberately do not strive for completeness.
No rights can be derived from the content of this website.

Welke dienstverlening valt onder de Wwft?

Het kan voorkomen dat een cliënt bij ons wordt geïntroduceerd door een andere dienstverlener die al een cliëntenonderzoek heeft gedaan. Op grond van de Wwft mogen wij de resultaten van dat cliëntenonderzoek alleen overnemen als dat cliëntenonderzoek is gedaan door een:

advocaat of notaris in de EU;
accountant of belastingadviseur in de EU;
Nederlands trustkantoor;
gereguleerde financiële instelling in de EU (uitgezonderd een geldtransactiekantoor (wisselinstelling)).

Een dergelijke verwijzende dienstverlener moet aan ons bevestigen dat het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft is gedaan. Daarnaast moet die dienstverlener alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens over de identiteit van de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele UBO aan ons verstrekken. Op grond van de privacywetgeving heeft de verwijzende dienstverlener hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming nodig.

Als wij alle gegevens hebben ontvangen controleren wij of het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft en ons kantoorbeleid is gedaan. Als dit niet het geval is zijn wij verplicht om zelf aanvullende maatregelen te nemen.

Wat houdt een cliëntenonderzoek in?

Screening is onderdeel van de selectieprocedure. We zoeken op internet, in het centraal curatele- en bewindregister (CCBR) en voor indiensttreding is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Dit is noodzakelijk omdat we als advocaten- en notariskantoor gevoelige en vertrouwelijke informatie verwerken. Daarnaast is screening van personeel een verplichting op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Op verzoek informeren wij je na afloop van de screening over de uitkomsten daarvan.

Zie voor meer informatie: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-uitkering/screening

Wat is een UBO (of een pseudo-UBO)?

Wat is het UBO-register en wat houdt de ‘terugmeldplicht’ in?

Bij ons Wwft-cliëntenonderzoek zijn wij verplicht het UBO-register te raadplegen, vast te stellen of de UBO’s van de cliënt daarin zijn opgenomen en als dat zo is een uittreksel van de inschrijving in het UBO-register op te slaan.

Als de UBO’s in het UBO-register zijn geregistreerd zien wij de volgende informatie over die UBO’s: wie als UBO’s staan geregistreerd en per UBO de volledige naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het belang.

Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die wij zelf hebben, dan zijn wij verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel. Dit is onze ‘terugmeldplicht’ bij Wwft-dienstverlening. Onze geheimhoudingsplicht wordt doorbroken door deze terugmeldplicht. Als er nog geen UBO-informatie is geregistreerd geldt onze terugmeldplicht niet.

Sinds 1 november 2022 is er ook een trust-register: een UBO-register voor trusts en soortgelijke constructies (in elk geval het fonds voor gemene rekening). Het trust-register staat los van het UBO-register dat hierboven en hieronder is toegelicht (het UBO-register voor vennootschappen en juridische entiteiten). Kijk voor meer informatie over het trust-register op deze website van de Rijksoverheid

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een register waarin vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) moeten registreren. De deadline daarvoor is op 27 maart 2022 afgelopen. Als de geregistreerde UBO’s wijzigen, dan moeten rechtspersonen en vennootschappen dat binnen een week bijwerken in het UBO-register. Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Sinds 22 november 2022 is het UBO-register niet meer openbaar. Dit is besloten naar aanleiding van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie (lees meer).

Wat is het doel van het UBO-register?

Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals het witwassen van crimineel geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en het financieren van terrorisme. De gedachte is dat het tegengaan hiervan makkelijker wordt als duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende(n) van een onderneming is/zijn.

Wie is UBO voor het UBO-register?

De definitie van ‘UBO’ voor het UBO-register is hetzelfde als voor ons Wwft-UBO-onderzoek (zie ‘Wat is een UBO (of pseudo-UBO)?’.

Wie is verantwoordelijk voor de inschrijving in het UBO-register?

De registratieplichtige rechtspersoon of vennootschap is zelf verantwoordelijk voor een juiste en tijdige opgave van alle UBO’s. De UBO’s hebben wel een wettelijke meewerkplicht.

Van welke organisaties moeten de UBO’s worden ingeschreven?

Vrijwel alle rechtspersonen en vennootschappen in Nederland vallen onder de reikwijdte van het UBO-register. De registratieplicht voor het UBO-register geldt voor:

BV;
NV (niet-beursgenoteerd);
stichting (inclusief STAK en ANBI);
vereniging met volledige rechtsbevoegdheid of zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met een onderneming (vereniging van eigenaars (VVE) zijn uitgezonderd);
personenvennootschap (maatschap, vennootschap onder firma (VOF), commanditaire vennootschap (CV));
onderlinge waarborgmaatschappij;
coöperatie;
Europese NV, Europese CV, Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben;
rederij; en
kerkgenootschap.

Uitgezonderd van de registratieplicht in het UBO-register zijn:

in Nederland ingeschreven beursgenoteerde naamloze vennootschap en in Nederland ingeschreven directe of indirecte 100% dochtervennootschappen van beursgenoteerde vennootschappen (het 100%-belang kan ook indirect worden gehouden);
eenmanszaak;
vereniging van eigenaren (VVE);
vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid en zonder onderneming;
publiekrechtelijke rechtspersonen; en
overige privaatrechtelijke rechtspersonen (hofjes, gilden, fundaties, boermarkten).

Ook buitenlandse juridische entiteiten hebben in Nederland geen registratieplicht, maar die vallen mogelijk onder de registratieplicht voor het UBO-register van het land van herkomst. Net als de Wwft is de het UBO-register gebaseerd op Europese richtlijnen, dus alle lidstaten van de Europese Unie zijn verplicht vanaf 2020 zo’n register aan te houden.

Wat als de verplichtingen voor het UBO-register niet worden nageleefd?

Niet-naleving van de verplichtingen voor het UBO-register kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden bestraft. Dit geldt voor:

registratieplichtige rechtspersonen of vennootschappen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving;
UBO’s die niet hebben voldaan aan de meewerkplicht; en
Wwft-instellingen (advocaten, notarissen, banken etc.) die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht.

Wat is een PEP?

Een PEP (politically exposed person) is een politiek prominent persoon. Een onderdeel van het Wwft-cliëntenonderzoek is dat wij verplicht zijn om te controleren of de cliënt, een UBO of pseudo-UBO een PEP is. Als dat zo is, dan moeten wij een verscherpt cliëntenonderzoek doen.

Een PEP is in elk geval iemand die één of meer van de onderstaande functies heeft, in het afgelopen jaar had of binnenkort zal hebben. Ook sommige familieleden van zo’n persoon zijn PEP. Het gaat dan om een ouder, de echtgenoot (of gelijkwaardig) of een kind of echtgenoot van een kind (of gelijkwaardig). Hetzelfde geldt voor personen van wie bekend is dat hij of zij een nauwe zakelijke relatie heeft met een persoon met een PEP-functie.

Voorbeelden PEP-functies:

staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan (zoals de Eerste of Tweede Kamer);
lid van het bestuur van een politieke partij;
lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat (zoals de Hoge Raad, de Raad van State en het College van Beroep voor het Bedrijfsleven);
lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van
een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie (zoals Internationaal Gerechtshof, de Verenigde Naties, de instellingen van de Europese Unie, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie en de Wereldhandelsorganisatie);
een andere met de hierboven vermelde functies vergelijkbare functie.

Middelbare of lagere functionarissen vallen niet onder de hiervoor genoemde functies.

De Nederlandse overheid heeft een lijst gemaakt van functies die in Nederland ‘politiek prominent’ zijn (PEP-functies) (maar PEP-functies kunnen ook buitenlandse functies zijn).

Hoe verloopt de identificatie?

Een onderdeel van het cliëntenonderzoek bij Wwft-dienstverlening is dat wij verplicht zijn om de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele (pseudo-)UBO te identificeren. Wij moeten de opgegeven identiteit vervolgens onderzoeken en vaststellen (‘verifiëren’). Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de advocaat of notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Natuurlijk persoon

De identiteit van een natuurlijk persoon wordt vastgesteld aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, zoals een nationaal paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs. In overleg met de advocaat of notaris kan worden gekeken of er ook een ander legitimatiebewijs kan worden gebruikt. Wel geldt dat wanneer de natuurlijk persoon naast de Nederlandse nationaliteit ook een andere nationaliteit heeft, diegene verplicht is zich in Nederland altijd met een Nederlands identiteitsbewijs te identificeren.

Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging

De identiteit van een Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging wordt vastgesteld aan de hand van:

een online-uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij zelf hebben opgevraagd;
een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel; of
een akte of verklaring die is opgemaakt of afgegeven door een in Nederland of in
een andere Europese lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep.

Buitenlandse rechtspersoon of vennootschap

De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap wordt – afhankelijk van het land en het risico – vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld:

een uittreksel uit het buitenlandse openbare handelsregister;
een verklaring van een buitenlandse advocaat of notaris (of vergelijkbare beroepsbeoefenaar);
of een vennootschapsakte.

Wanneer mogen de resultaten van het cliëntenonderzoek van een andere dienstverlener worden overgenomen?

Natuurlijk persoon

Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging

De identiteit van een Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging wordt vastgesteld aan de hand van:

een online-uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij zelf hebben opgevraagd;
een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel; of
een akte of verklaring die is opgemaakt of afgegeven door een in Nederland of in
een andere Europese lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep.

Buitenlandse rechtspersoon of vennootschap

De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap wordt – afhankelijk van het land en het risico – vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld:

een uittreksel uit het buitenlandse openbare handelsregister;
een verklaring van een buitenlandse advocaat of notaris (of vergelijkbare beroepsbeoefenaar);
of een vennootschapsakte.

Wat als het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden afgerond?

De Wwft verbiedt ons om inhoudelijke werkzaamheden in een Wwft-zaak te verrichten voordat het cliëntenonderzoek grotendeels is afgerond. Het onderzoek naar de herkomst van de middelen (financiering), onderdeel van het cliëntenonderzoek, mag namelijk in de meeste gevallen tijdens onze dienstverlening worden afgerond. Wij zijn vervolgens wettelijk verplicht om onze dienstverlening te beëindigen als:

het onderzoek naar de herkomst van de middelen niet kan worden afgerond; of
als door nieuwe informatie de overige onderdelen van het cliëntenonderzoek toch niet kunnen worden afgerond.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de cliënt niet reageert op een aanvullende vraag of een verzoek tot aanvullende informatie. Als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er zijn aanwijzingen voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij verplicht om daarvan melding te doen bij de Financial Intelligence Unit – Nederland.

Wat houdt de meldplicht in?

Wij zijn wettelijk verplicht om bij Wwft-diensten ‘ongebruikelijke transacties’ te melden bij de Financial Intelligence Unit – Nederland. Kort gezegd is een transactie of voorgenomen transactie ‘ongebruikelijk’ als die te maken kan hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme. Als wij een melding doen, mogen wij de cliënt daar niet over inlichten (ook niet bij een verzoek op grond van privacywetgeving). Dit ‘tipping off-verbod’ staat in de Wwft. De meldplicht gaat in op het moment dat wij daadwerkelijk inhoudelijke werkzaamheden voor de cliënt verrichten.

Als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij ook verplicht om dit te melden.

Hoe verhoudt de meldplicht zich tot de geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen?

Advocaten en notarissen hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Voor advocaten staat die geheimhoudingsplicht in de Advocatenwet, en voor notarissen in de Wet op het notarisambt. In de Wwft staat dat advocaten en notarissen niet aan hun geheimhoudingsplicht zijn gehouden als zij een melding van een ongebruikelijke transactie doen op grond van de Wwft, en in dat kader verplicht (aanvullende) informatie verstrekken aan de Financial Intelligence Unit – Nederland en het BFT (Bureau Financieel Toezicht). Onze geheimhoudingsplicht wordt dus doorbroken door de Wwft-meldplicht.

De meldplicht geldt niet tijdens het oriënterende gesprek. Cliënten kunnen te allen tijde vrij met een advocaat of notaris spreken om de rechtspositie te bepalen, zolang er dan nog geen inhoudelijke werkzaamheden (advies) worden verricht.

Wat houdt ‘monitoring’ in?

Nadat wij een Wwft-opdracht in behandeling hebben genomen, zijn wij verplicht om de aard en achtergrond van de cliënt te blijven controleren en actueel te houden. Dit wordt ‘monitoring’ genoemd. Bij nieuwe informatie of veranderde omstandigheden moeten wij mogelijk de risico’s opnieuw inschatten, opnieuw een cliëntenonderzoek doen en/of een verscherpt cliëntenonderzoek doen. Veranderde omstandigheden die van belang zijn, zijn bijvoorbeeld veranderingen in het bestuur, de activiteiten, de organisatiestructuur, de transactiepatronen, de vestigingsplaats, de transparantie en het financiële gedrag.

Wat houdt het onderzoek ‘herkomst van middelen’ in?

Bij financiële transacties die onder de Wwft vallen zijn wij verplicht om onderzoek te doen naar de herkomst van het geld dat daarbij wordt gebruikt. Deze onderzoeksplicht geldt niet alleen bij betaling via onze derdengeldenrekening, maar ook bij betaling tussen de partijen onderling.

Daarnaast geldt deze onderzoeksplicht ook als de transactie met andere middelen dan geld wordt gefinancierd (verrekening, schuldig erkennen, aandelen of andere activa). Het uitgangspunt is wat de cliënt verklaart. Deze verklaring moeten wij kunnen onderzoeken. Daarom moet de herkomst van de middelen ook worden onderbouwd en aangetoond met onafhankelijke informatie of documenten zoals bankafschriften of jaarrekeningen. Welke informatie precies nodig is hangt onder andere af van de herkomst van de middelen. De intensiteit van het onderzoek hangt af van de mate van het risico van de cliënt of de transactie.

Hoe zit het met de bescherming van persoonsgegevens?

Bij het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op grond van de Wwft verwerken wij persoonsgegevens. In onze privacyverklaring staat hoe met die persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft geldt onder meer het volgende.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft worden alleen verwerkt met het oog op de Wwft. Die persoonsgegevens moeten wij bewaren tot vijf jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie met de cliënt of na het uitvoeren van de transactie voor de cliënt. Als wij op grond van de Wwft een melding hebben gedaan, dan is de bewaartermijn van de persoonsgegevens die zien op die melding vijf jaar na het doen van de melding.

Deze tekst is voor het laatst bijgewerkt op 22 juni 2023.
Disclaimer: de inhoud van deze webpagina is vooral informerend bedoeld. Om de informatie begrijpelijk te houden streven wij bewust niet naar volledigheid. Aan de inhoud van deze webpagina kunnen geen rechten worden ontleend.